Au Québec, vérifier un candidat locataire est non seulement permis — c'est ce que tout propriétaire prudent devrait faire avant de signer un bail. Mais le cadre légal est strict : la Charte des droits et libertés, surveillée par la CDPDJ, encadre les motifs de sélection ; et la Loi 25 encadre le traitement des renseignements personnels.
Cet article fait le tour des vérifications acceptées au Québec, du rôle du consentement écrit, des erreurs juridiques fréquentes, et de comment construire un processus défendable en cas de plainte.
Le cadre légal québécois en bref
Trois textes encadrent la sélection et la vérification d'un locataire au Québec :
- La Charte des droits et libertés de la personne — interdit la discrimination sur certains motifs
- La Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Loi 25) — encadre la collecte et l'usage des données
- Le Tribunal administratif du logement (TAL) — encadre les baux résidentiels et publie les jugements
Ce que vous pouvez vérifier
Vérification de crédit (Equifax ou TransUnion)
Indique l'historique de paiement, les dettes en cours, les défauts antérieurs, les recours en collection. C'est l'outil le plus objectif pour évaluer la fiabilité financière. Un consentement écrit explicite du candidat est obligatoire avant la requête.
Validation des références d'anciens propriétaires
Vous pouvez contacter les anciens propriétaires fournis par le candidat. Les questions doivent rester factuelles : paiement régulier, durée de l'occupation, état du logement à la sortie, raison du départ. Évitez toute question susceptible de toucher à des motifs protégés.
Validation d'emploi et de revenus
Vous pouvez confirmer l'emploi auprès de l'employeur (avec accord du candidat) ou vous appuyer sur des documents officiels : trois derniers bulletins de paie, lettre d'employeur, avis d'imposition récent. Le ratio de capacité couramment exigé est un revenu net mensuel équivalent à 2,5 à 3 fois le loyer.
Recherche dans les jugements TAL publics
Le registre des jugements du TAL est public — vous pouvez vérifier si un candidat a fait l'objet de jugements liés à un bail antérieur (impayés, résiliation, dommages). C'est une information légalement accessible qui ne nécessite pas de consentement.
Validation d'identité
Vous pouvez exiger une pièce d'identité avec photo (permis de conduire, passeport, carte d'identité provinciale). Vous ne pouvez pas conserver de copie au-delà de ce qui est nécessaire à la sélection — la Loi 25 impose une destruction ou anonymisation après usage.
Ce que vous ne pouvez jamais faire
La Charte québécoise interdit la discrimination basée sur ces motifs, peu importe la formulation ou le prétexte :
- Origine ethnique, nationale ou couleur
- Religion ou convictions politiques
- Sexe, orientation sexuelle, identité de genre
- Statut civil, grossesse
- Présence d'enfants ou état familial
- Âge — sauf l'exigence de majorité (18 ans)
- Handicap ou condition sociale
- Langue, lieu de résidence antérieur
Le consentement écrit — pourquoi et comment
Pour la vérification de crédit, la collecte d'informations personnelles structurées et le contact d'anciens propriétaires, un consentement écrit est obligatoire. Ce consentement doit être :
- Explicite — pas implicite ou présumé
- Spécifique — quels types de vérifications, quelles données
- Limité dans le temps — pour cette demande de location précisément
- Conservé — preuve archivée tant que la sélection est en cours
Un formulaire de consentement court (une page) suffit. Il doit lister les vérifications prévues et la finalité (sélection d'un locataire pour un logement précis). Notre courtier le fournit systématiquement aux candidats au moment de la demande de dossier.
Les erreurs juridiques les plus fréquentes
Refuser sans documenter le motif objectif
Vous n'êtes pas tenu d'expliquer un refus, mais en cas de plainte CDPDJ, vous devrez démontrer que votre décision repose sur un critère objectif (capacité de paiement insuffisante, références négatives, dossier incohérent). Documentez vos critères en amont et conservez la trace de leur application.
Appliquer des critères différents selon le profil
Demander 3× le loyer en revenus à un candidat et 2× à un autre, c'est de la discrimination, peu importe la justification subjective. La même grille d'évaluation doit s'appliquer à tous les candidats, sans exception.
Conserver les données indéfiniment
La Loi 25 impose de ne conserver les renseignements personnels que le temps nécessaire. Pour les candidats non retenus, les données doivent être détruites à la fin du processus de sélection (ou anonymisées pour les statistiques internes).
Construire un processus défendable
Un processus de vérification défendable repose sur quatre piliers :
- 1Une grille de critères objectifs documentée et appliquée uniformément à tous les candidats
- 2Un formulaire de consentement écrit signé avant toute vérification de crédit ou contact de référence
- 3Un dossier d'évaluation par candidat (documents reçus, vérifications faites, conclusion motivée)
- 4Une politique de conservation et de destruction des données conforme à la Loi 25