Au Québec, le processus de sélection d'un locataire repose sur des documents fournis par le candidat. Ces documents servent à évaluer sa fiabilité financière et son sérieux. Mais le cadre légal — Charte des droits et libertés de la personne, Loi 25 sur la protection des renseignements personnels — encadre strictement ce que vous pouvez et ne pouvez pas demander.
Cet article fournit la liste complète des documents standards, ceux qui sont optionnels mais utiles, ceux qui sont interdits, et un modèle de demande prêt à envoyer aux candidats.
La règle d'or : la même demande pour tous
Avant la liste, un principe essentiel : vous devez demander les MÊMES documents à TOUS les candidats. Demander un avis d'imposition à un candidat et pas à un autre, ou exiger trois bulletins de paie d'un profil et un seul d'un autre, expose à une plainte CDPDJ pour discrimination — peu importe votre intention.
Les 5 documents OBLIGATOIRES
1. Pièce d'identité avec photo
Permis de conduire, passeport, carte d'identité provinciale (RAMQ avec photo). Permet de valider l'identité du candidat et de confirmer qu'il a la majorité (18 ans). Vous devez voir le document, mais conserver une copie est encadré par la Loi 25 — ne gardez que ce qui est nécessaire à la sélection, puis détruisez.
2. Preuve de revenus
Trois derniers bulletins de paie sont la norme. Alternatives acceptées : lettre d'employeur récente (moins de 3 mois) confirmant poste, salaire et durée d'emploi ; ou avis d'imposition récent pour les travailleurs autonomes ; ou relevé bancaire des 3 derniers mois. La capacité de paiement est le critère #1 — sans preuve de revenus, vous ne pouvez pas évaluer ce critère.
3. Références d'anciens propriétaires
Les coordonnées (nom + téléphone) d'au moins un ancien propriétaire. Idéalement le ou les deux derniers. Pour un primo-locataire (jeune, étudiant, nouvel arrivant), une référence de cosignataire ou d'employeur peut compenser.
4. Consentement écrit à la vérification de crédit
Un formulaire signé autorisant explicitement la consultation du rapport Equifax ou TransUnion. Sans ce consentement, vous ne pouvez pas légalement faire la vérification — c'est un prérequis légal absolu.
5. Formulaire de demande de location complété
Document standardisé que tous les candidats remplissent : nom, coordonnées, situation actuelle, date d'emménagement souhaitée, raison du déménagement, composition du ménage. Permet de comparer les dossiers sur la même grille.
Les 3 documents OPTIONNELS mais utiles
1. Lettre de motivation
Pas obligatoire, mais souvent fourni spontanément par les candidats sérieux. Permet de comprendre la situation personnelle (raison du changement de logement, projet professionnel) sans demander d'informations protégées.
2. Relevé bancaire récent
Utile pour les travailleurs autonomes ou en cas de revenus irréguliers. Confirme que les revenus déclarés correspondent aux entrées réelles. Demande limitée aux 3 derniers mois — au-delà, c'est excessif.
3. Preuve d'assurance locataire
Souvent demandé en annexe au bail signé, mais peut être anticipé : un candidat sérieux a déjà ou peut rapidement souscrire une assurance responsabilité civile. C'est aussi un signal de fiabilité.
Les documents que vous NE POUVEZ PAS demander
La Charte québécoise et la Loi 25 interdisent toute demande qui révèle ou vise un critère protégé :
- Numéro d'assurance sociale (NAS) — protégé par la loi fédérale, ne peut pas être exigé pour la location
- Certificat de naissance ou document révélant la nationalité d'origine
- Documents religieux (certificat de baptême, etc.)
- Certificat médical, dossier médical ou information sur un handicap
- Photo du candidat (sauf pièce d'identité montrée brièvement)
- Preuve de statut familial (certificat de mariage, garde d'enfants, etc.)
- Antécédents judiciaires complets — au Québec, ce n'est pas un critère légal de sélection locative
- Documents bancaires détaillés au-delà de 3 mois
Format, conservation et destruction (Loi 25)
La Loi 25 du Québec encadre strictement le traitement des renseignements personnels :
- Vous ne pouvez collecter QUE les documents nécessaires à la sélection — pas plus
- Vous devez préciser au candidat la finalité (sélectionner pour ce logement précis)
- La durée de conservation doit être limitée — pour les non-retenus, destruction à la fin du processus
- Pour le candidat retenu, conservation pendant la durée du bail + délai de prescription (généralement 3 ans)
- Destruction sécurisée : déchiqueter les copies papier, supprimer définitivement les fichiers numériques
Une violation de la Loi 25 peut entraîner des sanctions importantes — la Commission d'accès à l'information peut imposer des amendes pouvant atteindre 25 millions de dollars pour les entreprises (généralement modulé selon la taille).
Modèle de demande à envoyer aux candidats
Voici un texte que vous pouvez copier-coller dans votre première réponse aux candidats sérieux :
Les mêmes documents demandés à tous les candidats, la finalité expliquée, le délai indiqué — vous êtes en règle avec la CDPDJ et la Loi 25.
Que faire si un candidat refuse de fournir un document ?
Le candidat est libre de refuser. Mais vous êtes libre de baser votre décision sur les éléments fournis. Si un candidat refuse la vérification de crédit, vous ne pouvez pas évaluer sa fiabilité financière de façon objective — c'est un motif de refus défendable juridiquement, à condition d'appliquer la même règle à TOUS les candidats.
Documentez le refus et le motif de votre décision — en cas de plainte CDPDJ, vous pourrez démontrer la cohérence de votre processus.